Sistem informasi yaitu suatu sistem yang menyediakan
informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan
operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari
orang-orang
Zaman sekarang, kebutuhan manusia dalam
akses data semakin menaningkat, ini disebabkan adanya pola pergeseran hidup
manusia ke arah yang lebih berkembang. Dengan pemanfaatan komputer hal ini
dapat terfasilitasi dengan cepat. Akibatnya akan terjadi keefisiansian waktu, biaya
dan resource, sehingga akan menghasikan output yang optimal. Disisi lain
kebutuhan akan akses data itu terhalangi oleh adanya jarak dan waktu, terkadang
kita membutuhkan akses informasi saudara kita yang berada di negara yang
berbeda.
Sistem informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang primer bagi
kebutuhan pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan
sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan.
Mulai dari kalangan pebisnis sampai dari kalangan akademi memanfaatkan komputer
sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan.
Setiap sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa
baiknya sistem tersebut di desain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem
informasi mempunyai masalah adalah waktu (overtime),
lingkungan yang berubah, serta perubahan prosedur oprasional. Dalam melakukan
langkah mengantisipasi dan mengurangi serta menangani permasalahan-permasalahan
mengenai sistem informasi, ada baiknya kita mengenal kembali tentang
konsep-konsep dasar dalam sistem informasi. Oleh karena itulah, kami berusaha
memaparkan dalam makalah ini tentang konsep-konsep dasar sistem
informasi.
A. Informasi dan Sistem Informasi
a. Informasi
Raymond McLeod (1995) mendefinisikan
informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi
penerimanya. Alat pengolah informasi dapat meliputi elemen komputer,
elemen non komputer, atau kombinasinya.
Sumber informasi adalah data. Data
adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
Informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah.
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, agar informasi dihasilkan lebih
berharga, maka harus memenuhi kriteria berikut :
1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak
manajemen dalam mengambil keputusan.
2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya
bagi yang membutuhkan.
3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada
keterlambatan pada saat dibutuhkan.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi
ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu
keadaan. Informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya
digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya oleh
satu orang pihak dalam organisasi. Nilai sebuah organisasi ditentukan
dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
b. Sistem
Informasi
Sistem informasi yaitu suatu sistem yang
menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk
menjalankan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi
dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang
tergorganisasi. Biasanya suatu perusahan atau badan usaha menyediakan semacam
informasi yang berguna bagi manajemen. Sebagai contoh: Perusahaan toko buku
mempunyai sistem informasi yang menyediakan informasi penjualan buku-buku
setiap harinya, serta stock buku-buku yang tersedia, dengan informasi tersebut,
seorang manajer bisa membuat kebutusan, stock buku apa yang harus segera mereka
sediakan untuk toko buku mereka, manajer juga bisa tahu buku apa yang paling
laris dibeli konsumen, sehingga mereka bisa memutuskan buku tersebut jumlah
stocknya lebih banyak dari buku lainnya.
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MENURUT BEBERAPA AHLI
Pengertian
sistem informasi menurut John F. Nash
Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas
atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata
jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan
rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar
pengambilan keputusan yang tepat.
Pengertian
sistem informasi menurut Henry Lucas
Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari
prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan
informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam.
B. Level Manajemen dan Arus Informasi
Di dalam organisasi tradisional, umunya
terdapat empat kelompok, yaitu manajemen lini atas, manajemen lini tengah,
manajemen lini bawah, dan pegawai non-manajemen. Keempat kelompok
tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagaimana diperlihatakan
pada gambar 1.1.
Gambar 1.1 Level manajemen dalam organisasi
a. Manajemen
Lini Atas
Manajemen lini atas atau sering disebut
manajemen strategis adalah manajemen pada level paling atas yang menangani
keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang
sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang digunakan. Di
dalam organisasi besar, direktur utama, direktur pemasaran, direktur keuangan
dan akuntansi, dan direktur produksi termasuk dalam katagori manajemen lini
atas.
b. Manajemen
Lini Tengah
Manajemen lini tengah atau sering disebut
manajemen taksis adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap
keputusan-keputusan taksis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan
sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Termasuk dalam organisasi ini
adalah manajemen pabrik, manajemen operasi, dan manajemen akuntansi.
c. Manajemen
Lini Bawah dan Pegawai non-manajemen
Manajemen lini bawah adalah manajemen yang
bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu
organisasi. Fokus utama manajemen ini adalah mengawasi para pegawai
non-manajemen, memantau kegiatan sehari-hari, dan melakukan tindakan koreksi
jika sewaktu-watu dibutuhkan. Yang termasuk manajemen lini bawah adalah
penyelia (supervisor), kepala proyek, dan kepala bagian. Sedangkan
yang termasuk pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk
dalam manajemen.
Di dalam organisasi, arus informasi dalam
perusahaan mengalir secara vertikal dan horizontal. Arus informasi
vertikal dibedakan menjadi arus vertikal ke atas dan arus vertikal ke
bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan
pengarahan. Arus informasi ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.
C. Jenis
Keputusan
Jenis keputusan dibagi menjadi tiga jenis :
1. Keputusan terstruktur (structured decision) adalah
keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang, bersifat rutin, dan prosedur
pengambilan keputusan sangat jelas. Keputusan ini terutama dilakukan pada
manajemen lini bawah. Contoh keputusan terstruktur adalah pemesanan
barang.
2. Keputusan semiterstruktur (semistructured decision)
adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni sebagian keputusan dapat ditangani
oleh komputer dan yang lain tetap haru dilakukan oleh pengambil
keputusan. Contoh keputusan semiterstruktur adalah pengevaluasian kredit.
3. Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision)
adalah keputusan yang penanganannya rumit, karena tidak terjadi berulang-ulang
atau tidak selalu terjadi. Keputusan ini umumnya terjadi pada menejemen
lini atas. Contoh keputusan yang tidak terstruktur adalah pengembangan
teknologi baru.
D. Jenis Sistem Informasi
Sistem informasi dapat dibedakan menurut
dukungan terhadap berbagai level manajemen maupun area fungsional
(departemen). Menuru dukungan terhadap berbagai level manajemen, terdapat
jenis sistem informasi yang dinamakan TPS (Transaction Processing System),
MIS (Management Information System), DSS (Decision Suppot System),
EIS (Executive Information System), OAS (Office Automation System),
GSS (Group Support System), dan ISS (Intellegent Support System).
Sistem
|
Fungsi
|
Pemakai
|
TPS
|
Menghimpun dan menyimpan
informasi transaksi
|
Orang yang memproses transaksi
|
MIS
|
Mengonversi data yang berasal
dari TPS menjadi informasi yang berguna dan memantau kinerja organisasi.
|
Semua level manajemen
|
DSS
|
Membantu pengambil keputusan
dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa
informasi.
|
Terutama manajemen lini tengah
|
EIS
|
Menyediakan informasi yang
mudah diakses dan bersifat eksekutif dan kemampuan drill-down untuk melihat data yang lebih detil.
|
Umumnya untuk manajemen lini
atas.
|
ISS
|
Sistem cerdas yang digunakan
untuk membantu pemecahan masalah.
|
Orang yang hendak memecahkan
masalah yang memerlukan kepakaran.
|
OAS
|
Sistem yang menyediakan
fasilitas untuk memproses dokumen atau bertukar pesan sehingga oekerjaan
dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
|
Staf maupun manajer.
|
GSS
|
Jenis sistem informasi yang
digunakna untuk mendukung sejumlah orang yang bekerja dalam suatu kelompok.
|
Anggota tim kerja atau para
manajer.
|
Sedangkan menurut area fungsional dalam
perusahaan terdapat sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan,
sistem informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran, dan sistem informasi
sumber daya manusia.
Sistem
Informasi
|
Keterangan
|
Sistem informasi
akuntansi
|
Sistem
informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh akuntansi (departemen
atau bagian akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang
berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan.
|
Sistem
informasi keuangan
|
Sistem informasi
yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan (departemen/bagian keuangan)
yang menyangkut keuangan perusahaaan.
|
Sistem
informasi manufaktur (disebut juga SI Produksi atau SI Operasi)
|
Sistem
informasi yang bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk mendukung
manajemen perusahaan (baik dalam hal perencanaan maupun pengendalian) dalam
menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang
dihasilkan perusahaan.
|
Sistem
informasi pemasaran
|
Sistem
informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran.
|
Sistem
informasi SDM
|
Sistem
informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia.
|
Sistem-sistem seperti diatas dikenal sebagai sistem
informasi fungsional.
Dalam praktik, sistem informasi yang disediakan dalam
organisasi umumnya merupakan gabungan dari beberapa sistem informasi yang
ditujukan untuk beberapa level pemakai. Sistem seperti ini dinamakan
sistem informasi hibrida atau terkadang dinamakan sistem informasi terintegrasi
vertikal. Contohnya integrasi antara sistem TPS, MIS, dan EIS. Pada
contoh ini, MIS mengambil data dari TPS, sedangkan EIS mengambil data dari TPS
dan MIS.
E. Sistem
Antar Organisasi
Sistem antarorganisasi adalah sistem yang
mengotomatiskan arus informasi antarorganisasi untuk mendukung perencanaan,
perancangan, pengembangan, produksi, dan pengiriman produk dan jasa.
Implementasi sistem organisasi terkadang melibatkan anatara penjual dan
pembeli, membentuk sistem yang disebut dengan CIS (Customer Integrated
System). CIS adalah sistem yang memungkinkan pelanggan dapat
berinteraksi langsung dengan sistem informasi milik suatu perusahaan.
Contoh yang paling umum adalah sistem ATM. Dalam hal ini, pengguna dapat
menentukan sendiri jumlah uang yang akan diambil.
F. Unit Layanan Sistem Informasi
Organisasi yang mempunyai sistem informasi
pada umunya mempunyai wadah atau bagian dengan nama EDP (Electronic
Data Processing) atau PDE (Pengolahan Data Elektronis), MIS (Management
Information System), teknologi informasi, ataupun nama yang semacam
itu. Akan tetapi, tentu saja sistem organisasi sistem informasi sangat
bervariasi; bergantung pada kompleksitas pekerjaan yang ditangani. Gambar
1.2 menunjukkan contoh struktur organisasi sistem informasi yang terpusat,
sedangkan gambar 1.3 memperlihatkan contoh struktur organisasi sistem informasi
yang tersebar.
Gambar 1.2 Struktur organisasi sistem
informasi terpusat
Gambar 1.3 Struktur organisasi sistem informasi yang tersebar.
Di dalam organisasi yang mempunyai staff
penunjang sitem informasi, semua pegawai yang berada di bawah bagian sistem
informasi biasa disebut prefesional sistem informasi (profesional teknologi
informasi) atau spesialis sistem informasi (spesialis teknologi informasi.
Adapun staff di luar bagian sistem informasi, yang menggunakan sistem, biasa
disebut pemakai akhir (end-user). Dalam praktik, tidak semua
perusahaan memiliki semua personil seperti itu. Kadangkala, seseorang
merangkap beberapa pekerjaan sekaligus. Hal seperti ini biasa dijumpai
pada perusahaan-perusahaan berskala kecil di Indonesia.
G. Pengembangan Sistem Informasi
Ada banyak cara dalam mengembangkan sistem
informasi, seperti insourcing, prototyping, pemakaian paket
perangkat lunak, selfsourcing,
dan outsourcing.
a. Insourcing
Pada masa sekarang masih banyak perusahaan
yang mengadakan sistem informasi dengan car melakukan pengembangan sendiri atau
yang dikenal dengan istilah insourcing.
Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada
dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information
Technology), atau IS (Information System).
Pengembangan sistem pada umumnya dilakukan
dengan menggunakan SDLC (System Development Life Cycle) atau daur hidup
pengembangan sistem. Dengan menggunakan SLDC ini, organisasi akan
mengikuti enam langkah penting yang mencakup tahapan sebagai berikut :
1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem
informasi yang memenuhi rencana strategis dalam organisasi.
2. Penentuan ruang lingkup, yaitu penentuan lingkup sistem
yang diusulkan untuk dibangun.
3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem
yang diusulkan.
4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi
kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pda tahapan analisis.
5. Implementasi, yaitu membua sisem dan menyiapkan
infrastruktur untuk sistem.
6. Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan.
b. Prototyping
Prototyping merupakan
suatu pendekatan yang membuat suatu model yang memperlihatkan fitur-fitur suatu
produ, layanan, atau sistem usulan. Modelnya dikenal dengan sebutan protoype. Langkah dalam
prototyping adalah :
1. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dasar pemakai.
2. Mengembangkan sebuah prototype.
3. Menggunakan prototype.
4. Memperbaiki adan meningkatkan prototype.
c. Pemakaian
Paket Perangkat Lunak.
Pada praktiknya, sebuah paket perangkat
lunak seringkali belum sesuai dengan semua kebutuhan perusahaan. Namun,
adakalanya kemampuan yang ditawarkan sebuah paket perangkat lunak jauh melebihi
dari kebtuhan. Oleh karena itu, diperlukan pula tindakan untuk
mengidentifikasi perbedaan antara kemampuan yang ditawarkan paket perangkat
lunak dengan kebutuhan perusahaan. Umumnya, paket perangkat lunak dijual
dalam bentuk modul-modul secara tepisah; misalnya berupa modul Account Payable, Accounts Receiveable, Payroll, dan General Ledger. Pada
keadaan seperti ini, tentu saja modul-modul yang sekiranya belum diperlukan
bisa tidak dibeli. Dalam hal ini, ada tiga alternatif yang biasa
dilakukan setelah ditemukannya perbedaan-perbedaan :
1. Memodifikasi paket perangakat lunak disesuaikan dengan
kebutuhan.
2. Mengubah prosedur dalam perusahaan agar diseusaikan
dengan prosedur yang diterapkan pada paket perangkat lunak.
3. Menggunakan paket perangkat lunak tersebut tanpa
melakukan perubahan apapun.
d. Selfsourcing
Alternatif lain dalam mengembangkan sistem
yakni berupa selfsourcing,
yang berarti suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi
yang dilakukan oleh para pekerj adi suatu area fungsional dalam organisasi
dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa bantuan
sama sekali. Model ini biasa dikenal dengan istilah end-user computting atau user
application development.
e. Outsourcing
Outsourcing adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam
sebuah organisasi ke pihak lain dengan jangka waktu tertentu, biaya tertentu,
dan layanan tertentu. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada
perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah bidang layanan kebersihan
ruangan. Dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia
telah menerapkan outsourcing.
Dalam hal ini, pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan luar. Pada
praktiknya, outsourcingsistem
informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga
pada pengoprasiannya.
Secara prinsip, ada lima alasan yang
mendasari pemilihan outsourcing :
1. Menghemat uang; memperoleh Return On Investment (ROI) yang lebih besar.
2. Fokus pada kompetensi utama.
3. Mencapai tingkat kepegawaian yang fleksibel.
4. Mendapatakan akses ke sumber daya global.
5. Memperpendek waktu untuk masuk ke pasar.
A. Kesimpulan
Kesimpulan dari makalah ini adalah :
1. Informasi
adalah data yang telah diolah
menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, sedangkan sistem informasi
adalah
2. Level
manajemen dan arus informasi dibagi menjadi empat kelompok :
a. Manajemen
lini atas
b. Manajemen
lini tengah
c. Manajemen
lini bawah
d. Pegawai
non-manajemen
3. Jenis
keputusan yang dirancang untuk sistem indormasi dibagi menjadi tiga :
a. Keputusan
terstruktur (structured decision)
b. Keputusan
semiterstruktur (semistructures decision)
c. Keputusan
tidak terstruktur (unstructured decision)
4. Jenis
sistem informasi terbagi menjadi dua bagian :
a. Menurut
dukungan terhadap level manajemen yang terdiri dari :
- Transaction
Processing System
- Management
Information System
- Decision
Support System
- Executive
Information System
- Office
Automatioin System
- Group
Support System/Workgroup Support System
b. Menurut
area fungsional dalam perusahaan yang terdiri dari:
- SI
Akuntansi
- SI
Keuangan
- SI
Manufaktur
- SI
Pemasaran
- SI
Sumber daya Manusia
5. Sistem
antarorganisasi adalah sistem yang mengotomatiskan arus informasi
antarorganisasi untuk mendukung perencanaan, perancangan, pengembangan,
produksi, dan pengiriman produk dan jasa.
6. Ada banyak cara dalam mengembangkan sistem informasi,
seperti insourcing,prototyping,
pemakaian paket perangkat lunak, selfsourcing,
dan outsourcing dan masing-masing cara mempunyai
kelebihan serta kelemahan tersendiri
0 komentar:
Posting Komentar